坐擁10家全資子公司、生產(chǎn)基地占地320畝、企業(yè)員工達(dá)3000人的高端制造業(yè)企業(yè)，過去，北京動(dòng)力源科技股份有限公司（以下簡稱：動(dòng)力源）員工報(bào)銷周期普遍在8周以上。在使用費(fèi)控報(bào)銷系統(tǒng)“無需報(bào)銷”解決方案后，員工報(bào)銷周期大幅縮減至1周以內(nèi)，效率提升了700%。
在費(fèi)控報(bào)銷系統(tǒng)“無需報(bào)銷”解決方案帶動(dòng)下，動(dòng)力源旗下各平臺及子公司費(fèi)用會計(jì)編制由過去的6人降到了3人，人員成本支出節(jié)約50%。管理者可以隨時(shí)查看財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)掌握企業(yè)信息，徹底擺脫企業(yè)傳統(tǒng)費(fèi)控“盲盒”模式。
· 業(yè)務(wù)人員因公消費(fèi)無需墊資，沒有了漫長報(bào)銷周期，幸福感明顯提升。
· 管理者能夠隨時(shí)掌握企業(yè)一手財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，通過綜合分析報(bào)表發(fā)現(xiàn)問題，對業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)決策。
· 財(cái)務(wù)人員無需將過多時(shí)間花費(fèi)在發(fā)票核驗(yàn)真?zhèn)巍⒄J(rèn)證、審批等流程，更多精力去做管理層面工作。
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電源行業(yè)上市第一股
成立于1995年的動(dòng)力源，是我國第一家在上海證券交易所主板上市的電源行業(yè)企業(yè)。憑借在數(shù)據(jù)通信、智慧能源、新能源汽車等領(lǐng)域擁有良好的口碑和市場，成為了中國鐵塔，中國移動(dòng)，中國聯(lián)通，中國電信、阿里巴巴、百度、騰訊等國際知名企業(yè)的設(shè)備主流的供應(yīng)商，生產(chǎn)的通信用開關(guān)電源在電信運(yùn)營商占有率接近25%，市場排名前三。在網(wǎng)運(yùn)行節(jié)能項(xiàng)目，累計(jì)節(jié)約標(biāo)準(zhǔn)煤240萬噸，減少二氧化碳排放628.8萬噸。
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自建系統(tǒng)與其他供應(yīng)商合作 無法滿足需求
從2011年時(shí)，企業(yè)就開始了財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并著手布局業(yè)財(cái)融合戰(zhàn)略，動(dòng)力源通信、海外業(yè)務(wù)線財(cái)務(wù)總監(jiān)陳華林表示道。
在能效管理上，動(dòng)力源擅長且長期幫助大型企業(yè)提供解決方案，但是在財(cái)務(wù)管理上，企業(yè)自身卻飽受報(bào)銷系統(tǒng)蕪雜、運(yùn)轉(zhuǎn)效率低下之苦。
從員工貼票填寫付款申請單，經(jīng)過財(cái)務(wù)手工錄入系統(tǒng)，層層審批打款，整個(gè)報(bào)銷方式異常繁瑣復(fù)雜。財(cái)務(wù)耗費(fèi)大量時(shí)間從事低價(jià)值的基礎(chǔ)性工作，員工報(bào)銷流程漫長體驗(yàn)感不佳，管理者無法實(shí)施掌握數(shù)據(jù)信息做到精準(zhǔn)管控。
此后，動(dòng)力源開始了漫長的系統(tǒng)自研之旅，先后自建費(fèi)控系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、生產(chǎn)制造管理系統(tǒng)、基于OA系統(tǒng)開發(fā)的報(bào)銷系統(tǒng)。雖然系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了部分操作流程線上化，但整個(gè)過程依然復(fù)雜，離預(yù)期有很大差距。例如發(fā)票自動(dòng)認(rèn)證、發(fā)票查驗(yàn)真?zhèn)危闪似髽I(yè)自建系統(tǒng)無法解決的“硬傷”。
在意識到專業(yè)的事交給專業(yè)的團(tuán)隊(duì)做后，動(dòng)力源開始積極尋求外部合作。
為了改善上下游供應(yīng)商關(guān)系，滿足生產(chǎn)排程的要求，了解整體生產(chǎn)信息。在供應(yīng)商幫助下，動(dòng)力源先后搭建了SRM供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、制造業(yè)MES系統(tǒng)。這些系統(tǒng)上線后，確實(shí)局部解決了“點(diǎn)”的問題，但隨之而來卻給企業(yè)帶來更大痛點(diǎn)，尤其是系統(tǒng)間最為關(guān)鍵的數(shù)據(jù)通道沒有打通，導(dǎo)致工作中很難將各個(gè)系統(tǒng)有效地銜接起來。
在企業(yè)數(shù)字化建設(shè)過程中，既考慮到系統(tǒng)具備敏捷性快速適應(yīng)變化，又要考慮連接能力，具備廣泛連接性。在自建系統(tǒng)漫長且有研發(fā)瓶頸，三方采購無法打通系統(tǒng)數(shù)據(jù)通道，這些痛點(diǎn)困擾動(dòng)力源多時(shí)，直到2021年動(dòng)力源結(jié)識了合思·易快報(bào)。
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效率提升了700% 人員成本節(jié)約了50%
在深入了解了費(fèi)控報(bào)銷系統(tǒng)產(chǎn)品功能與技術(shù)優(yōu)勢后，雙方?jīng)Q定開展合作，但過程卻經(jīng)歷了雙方意想不到的難題。
動(dòng)力源主營業(yè)務(wù)通訊基站建設(shè)覆蓋面極廣，業(yè)務(wù)人員常常需要深入到全國各地鄉(xiāng)鎮(zhèn)、農(nóng)村開展項(xiàng)目，因此報(bào)銷模式及人員架構(gòu)非常復(fù)雜。不僅需要信息化系統(tǒng)應(yīng)用面廣泛，而且要囊括差旅費(fèi)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、人均用餐標(biāo)準(zhǔn)，以及是否有事前申請、發(fā)票是否合規(guī)是否聯(lián)號等多項(xiàng)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)與管控節(jié)點(diǎn)。另外，還要在易快報(bào)系統(tǒng)嵌入此前的預(yù)算系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、報(bào)表中心等功能，讓整個(gè)系統(tǒng)融合打通兼容運(yùn)轉(zhuǎn)。
2021年4月底，項(xiàng)目組正式入場。回想整個(gè)落地過程，合思·易快報(bào)項(xiàng)目交付負(fù)責(zé)人孫慶波表示，解決方案面臨很多棘手的問題。其中，動(dòng)力源多個(gè)業(yè)務(wù)線審批流程中的審批節(jié)點(diǎn)、授權(quán)金額、職級角色各有區(qū)別，整體流程審批慢，維護(hù)相對復(fù)雜。
在與動(dòng)力源深入溝通后，歷經(jīng)1個(gè)月時(shí)間，結(jié)合易快報(bào)Open API（開放接口）與審批引擎自定義功能，通過Open API自動(dòng)同步各部門負(fù)責(zé)人，加快了審批進(jìn)度，滿足了動(dòng)力源需求。
伴隨項(xiàng)目落地，以及無需報(bào)銷方案的投入使用，動(dòng)力源整體財(cái)務(wù)處理效率大幅提升，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了降本增效。員工報(bào)銷周期從8周縮減到1周，效率提升了700%。費(fèi)用會計(jì)編制從6人縮減到3人，人員成本節(jié)約了50%。
業(yè)務(wù)人員長期出差需要墊資成了“過去式”，利用無需報(bào)銷大多數(shù)場景下員工因公消費(fèi)不再需要墊資，更沒了漫長報(bào)銷周期，幸福感明顯提升。
管理者也能隨時(shí)掌握企業(yè)一手財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，通過綜合分析報(bào)表發(fā)現(xiàn)問題，對業(yè)務(wù)運(yùn)營及時(shí)糾偏。
財(cái)務(wù)人員不用將時(shí)間浪費(fèi)在發(fā)票核驗(yàn)真?zhèn)巍⒄J(rèn)證、審批流程等瑣碎且基礎(chǔ)性工作上，工作壓力和強(qiáng)度降低了。
“合作只是服務(wù)的開始，未來我們還要繼續(xù)結(jié)合動(dòng)力源的業(yè)態(tài)和組織變化，敏捷的豐富無需報(bào)銷應(yīng)用場景，配合企業(yè)走出去戰(zhàn)略，拓展無需報(bào)銷海外業(yè)務(wù)。”孫慶波表示。
目前，動(dòng)力源在工程、差旅、招待等多個(gè)場景都在應(yīng)用無需報(bào)銷解決方案，財(cái)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)形成“戰(zhàn)斗力”，陳華林認(rèn)為動(dòng)力源與合思·易快報(bào)合作真正實(shí)現(xiàn)了“有求必應(yīng)、一拍即合”。面對復(fù)雜的需求，總能第一時(shí)間解決，不會因?yàn)槭虑閺?fù)雜而放棄，做到了“有求必應(yīng)”。在工作方法以及管理理念上，雙方團(tuán)隊(duì)總能產(chǎn)生共鳴，實(shí)現(xiàn)了“一拍即合”。
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無需報(bào)銷的未來 將是“0”報(bào)銷時(shí)代
從2011年到2022年，動(dòng)力源財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型走過10年時(shí)間，期間總結(jié)下了大量“實(shí)戰(zhàn)”經(jīng)驗(yàn)。
陳華林表示，企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型初期，容易過度關(guān)注系統(tǒng)的流程性與功能性，卻忽視了根本問題，業(yè)財(cái)融合以及財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)，最終都是為了企業(yè)精細(xì)化管理服務(wù)。因此，將管理方案嵌入財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，強(qiáng)調(diào)處理時(shí)效，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理，達(dá)到降本增效的目的，遠(yuǎn)比強(qiáng)調(diào)處理效率更有意義。結(jié)合數(shù)字化發(fā)展趨勢，企業(yè)要建立管理中臺，財(cái)務(wù)系統(tǒng)要與其他系統(tǒng)統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑，高效打通。
身為無需報(bào)銷解決方案的發(fā)起者與踐行者，合思·易快報(bào)在幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路上耕耘了8年時(shí)間。通過洞察超5000家付費(fèi)企業(yè)客戶，在實(shí)踐中積累下大量技術(shù)與服務(wù)經(jīng)驗(yàn)后，合思·易快報(bào)為業(yè)界帶來了無需報(bào)銷解決方案，并制定了無需報(bào)銷分級標(biāo)準(zhǔn)，幫助企業(yè)大大簡化了費(fèi)用管控業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了無需墊資、無需開票、無需提單。
而在合思·易快報(bào)看來，享受無需報(bào)銷的不僅僅是員工，未來將有更多的人享受無需報(bào)銷解決方案帶來的改變。財(cái)務(wù)將無需處理報(bào)賬、對賬，全面助力財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型升級，向企業(yè)管理決策層發(fā)展。管理者將無需審批報(bào)銷，通過事前、事中、事后的精準(zhǔn)管控，在保障因公消費(fèi)合規(guī)合規(guī)的情況下，完成企業(yè)數(shù)字化改造升級。
作為無需報(bào)銷解決方案的首批體驗(yàn)者，陳華林認(rèn)為國家大力推進(jìn)電子發(fā)票體系建設(shè)，無需報(bào)銷是與電子發(fā)票共同成長進(jìn)步的，伴隨著電子發(fā)票的全面普及，我們將迎來真正的“0”報(bào)銷時(shí)代。
湖南夢蝶科技有限公司 ，是金蝶集團(tuán)的戰(zhàn)略服務(wù)商，也是金蝶十大優(yōu)異伙伴之一，是值得托付的企業(yè)數(shù)字化管理的云服務(wù)商。堅(jiān)持以“為客戶成長而奮斗”為使命，以“全心全意為客戶服務(wù)”為理念，在湖南乃至全國積累了多行業(yè)多領(lǐng)域的上萬家金蝶企業(yè)用戶，擁有十多年+的軟件銷售、技術(shù)實(shí)施、二次開發(fā)與售后服務(wù)等領(lǐng)域非常豐富的經(jīng)驗(yàn)。
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