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有沒有發現,財務和業務崗的同事,一半時間都在做“無用功”?
銷售簽完訂單,要手動把客戶信息、金額、產品型號抄給財務;財務拿著訂單,再一個個錄入系統做憑證,錄錯一個數字就得返工;采購回來的發票,財務要逐張核對抬頭、稅號,還要登錄稅務系統驗真,幾十張發票就得耗一下午;月底對賬,對著銷售、庫存、財務三套數據反復核對,加班到半夜是常態,還總擔心漏單、錯賬。
這些重復的手工操作,不光累人,還容易出錯,更耽誤老板做決策——等財務把報表做出來,可能半個月都過去了,市場早就變了。其實,現在用流程自動化就能徹底解決,借助RPA、AI這些“數字員工”,讓錄單、對賬、憑證生成這些活自動跑,人只需要做關鍵決策就行。
一、流程自動化到底是什么?說白了就是“讓系統替你干重復活”
很多人覺得RPA、AI很高深,其實一點都不復雜:
?RPA就像個“不知疲倦的小助理”,能模仿人在電腦上的操作,比如自動把銷售訂單數據錄入財務系統,自動匹配采購訂單和發票,不用人手動復制粘貼;
?AI就像“火眼金睛”,能自動識別發票上的金額、稅號、商品名稱,還能實時驗真,判斷是不是假票、重復票,比人眼核對快10倍還準。
而金蝶云·星辰,就是把這些技術打包好,做成了中小企業能直接用的工具,不用搞復雜的開發,上手就能用,專門解決業財銜接中的“重復勞動”。
二、3個核心場景,看金蝶云·星辰怎么“自動干活”
1. 訂單生憑證:銷售簽單,財務自動做賬
以前:銷售簽10萬訂單,要把訂單截圖、客戶信息發給財務,財務手動錄入系統,生成應收憑證,再通知倉庫發貨,整個流程至少1小時,還可能錄錯客戶名稱、金額。
現在用金蝶云·星辰:銷售在系統里錄入訂單的那一刻,AI和RPA就啟動了——自動同步訂單數據到財務模塊,按預設規則生成應收憑證,同時觸發倉庫出庫提醒,全程不用財務手動錄一個字。就算一天簽50單,系統也能秒處理,準確率100%。
2. 發票自動驗真+入賬:上傳即搞定,不用逐張核對
以前:采購拿回20張發票,財務要一張張看抬頭對不對、稅號有沒有錯,再登錄電子稅務局,輸入發票代碼、號碼逐張驗真,遇到模糊、信息不全的發票,還得聯系供應商重開,一套流程下來2-3小時。
現在用金蝶云·星辰:不管是電子發票還是紙質發票,拍照或上傳PDF就行,AI自動識別發票上的所有信息,實時對接稅務系統完成驗真,還能自動匹配對應的采購訂單和入庫單,直接生成應付憑證。20張發票5分鐘搞定,假票、重復報銷的情況直接杜絕。
3. 自動對賬:月底不用熬夜,數據一鍵匹配
以前:月底對賬,財務要對著銷售臺賬、庫存報表、財務賬本三方核對,哪個產品賣了多少、庫存剩多少、收了多少款,逐筆勾對,遇到數據對不上的,還得翻幾十張單據找原因,往往要加班2-3天。
現在用金蝶云·星辰:系統自動拉取銷售、庫存、財務的所有數據,RPA按預設規則自動匹配核對,哪里數據不一致,直接標紅提醒,財務只需要處理異常情況就行。以前3天的活,現在1小時就能完成,還不用擔驚受怕出錯。
三、不只是省時間,這些好處老板更關心
流程自動化帶來的不只是“財務不用加班”,更能幫企業降本增效、少踩坑:
?效率提升80%:重復手工活交給系統,財務能從錄單、對賬中解放出來,把時間花在成本分析、盈利測算上,幫老板找賺錢的機會;
?數據零差錯:AI和RPA不會累、不會走神,避免手工錄入的筆誤、漏單,賬實一致,再也不用因為數據不準和業務部門扯皮;
?決策更及時:業務數據實時同步,自動生成經營報表,老板打開手機就能看實時營收、成本、利潤,想調整產品結構、優化客戶策略,隨時能拍板;
?合規少風險:發票自動驗真、稅務數據實時對接,杜絕假票、重復報銷,應對稅務檢查更有底氣。
長沙有家做新能源配件的小企業,以前財務3個人,月底對賬要加班3天,還總出現訂單漏錄的情況。用了金蝶云·星辰的流程自動化后,訂單自動生憑證、發票自動驗真,對賬1小時就能完成,財務現在只需要1個人負責,還能騰出時間幫老板分析每個產品的毛利,淘汰了2個低毛利產品,年省成本20萬。
總結
現在做生意,拼的就是效率——老板不想等報表,員工不想熬夜加班,流程自動化就是最好的“增效工具”。金蝶云·星辰不用復雜操作,就能讓RPA、AI幫你搞定業財銜接的重復活,80%的時間省出來,不管是財務還是業務,都能聚焦更有價值的事。
如果你的企業還在被錄單、對賬、憑證生成這些重復活拖累,不妨試試金蝶云·星辰的流程自動化,不用大動干戈,就能快速落地見效。
【本文標簽】 業財流程自動化 業財一體化 金蝶云星辰 湖南夢蝶科技有限公司
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